Avant d’écrire : prévenez votre employeur ou votre responsable d’abord oralement. Si vous rencontrez ensuite un problème sur cette demande, n’hésitez pas à saisir vos représentants du personnel ou les syndicats présents dans votre entreprise
La période d’acquisition des congés payés (dite « période de référence ») est fixée par accord d’établissement ou d’entreprise ou, à défaut, par la convention collective (article L.3141-10 du code du travail). Si aucun accord collectif ne le prévoit, elle court du 1er juin de chaque année au 31 mai de l’année suivante (articles L.3141-11 et R.3141-4 du code du travail). Le même article précise que la période débute le 1er avril et se conclut le 30 mars pour les professions fonctionnant avec un système de caisse de congés payés, comme c’est par exemple le cas dans le secteur du bâtiment.
La prise des congés
Les congés sont habituellement pris à la fin de la période de référence et donc avec un an de décalage. Par exemple, les congés pris à l’été 2013, correspondent à ceux acquis entre le 1er juin 2012 et le 31 mai 2013. Les congés acquis pendant l’été 2013 seront à prendre à compter du mois de juin 2014.
Toutefois, l’article L.3141-12 du code du travail autorise la prise des congés dès l’embauche, c'est-à-dire avant le terme de la période de référence. Ils seront décomptés sur cette période.
Le report des congés
La période de prise des congés payés est la période pendant laquelle les congés peuvent être pris. Cette période est fixée par accord collectif (accord d’entreprise ou, à défaut, convention collective, article L.3141-15 du code du travail) ou à défaut par l’employeur après avis du conseil économique et social (CSE) (article L.3141-16 du code du travail). Elle doit dans tous les cas comprendre la période du 1er mai au 31 octobre (article L.3141-13 du code du travail) et doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant qu’elle ne débute (article D.3141-5 du code du travail).
Dans beaucoup d’entreprises, il est d’usage de prendre les congés sur la totalité de l’année. Dans ce cas, la période des congés payés court, de fait, du 1er mai au 30 avril de l’année suivante.
Sauf dans les cas visés ci-dessous, vous ne pouvez pas imposer à votre employeur le report de jours de congé. Vous devez donc obtenir son accord écrit.
Qu’en est-t-il des congés non pris à la fin de la période de prise des congés payés ?
Certaines circonstances permettent le report automatique des congés quand ils n’ont pu être pris :
-
retour du congé de maternité ou d’adoption (article L.3141-2 du code du travail).
-
salariés n’ayant pu prendre leurs congés en raison d’un arrêt de travail consécutif à une maladie, à un accident du travail ou à une maladie professionnelle (Cass. soc. n°07-44488 du 24 février 2009).
Le report peut également être prévu par accord collectif (convention collective, accord d’entreprise…) pour les salariés dont la durée du travail est décomptée à l’année (article L.3141-22 du code du travail).
En dehors de ces cas, la jurisprudence considère que le report est également acquis lorsque c’est l’employeur qui est responsable de la non-prise des congés payés. C'est par exemple le cas lorsqu’un chef d'entreprise empêche ses salariés de solder leurs congés pour faire face à la passation d'un important marché (Cass. soc. n°00-43655 du 6 mai 2002 ; Cass. soc. n°04-41629 du 17 mai 2005).
La Cour de cassation a précisé qu’il « appartient à l'employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé, et, en cas de contestation, de justifier qu'il a accompli à cette fin les diligences qui lui incombent légalement » (Cass. soc. n°11-10929 du 13 juin 2012).
CONSEILS PRATIQUES
Que ce soit pour demander la prise de congés ou le report de ceux-ci, n’oubliez pas que votre employeur n’est pas tenu d’accéder à votre demande (sauf dans les cas de report automatiques cités ci-dessus). Vous avez donc tout intérêt à être diplomate.
Ne considérez la demande comme acceptée qu’après accord écrit de votre employeur.
Enfin dans votre courrier, libre à vous de justifier des raisons vous amenant à introduire de telles demandes.
Demande de report de congés payés
<Vos Nom et Prénom> <Nom Entreprise>
<Adresse> <Nom de votre interlocuteur>
<Poste occupé > <Adresse>
Lettre recommandée avec AR
A <lieu>, le <date>
<Nom ou qualité de votre interlocuteur>,
Je travaille dans votre société depuis le <date> en qualité de <qualification>.
Sur la période de référence allant du 1er juin <année N-1> au 31 mai <année N>, j’ai acquis 30 jours de congés payés. La fin de la période de prise des congés payés approche et je souhaiterais reporter <nombre de jours souhaité> jours de congés au-delà de cette période.
OU
Dans le cadre d’un projet personnel <précisez si vous le souhaitez> je souhaiterais ne prendre qu’une partie de mes congés de cette année pour les reporter sur l’année suivante. Ainsi, cette année je ne prendrai que <nombre de jours> jours et je vous sollicite donc pour le report du solde, soit <nombre de jours> jours.
(Plus votre demande est précise, plus elle a de chance d’aboutir. Il est donc conseillé de proposer une date limite pour le report des jours. S’il vous est possible de préciser les dates auxquelles vous comptez les prendre, c’est encore mieux de faire immédiatement votre demande).
Dans l’attente d’une réponse positive, je vous prie d’agréer, <nom ou qualité de votre interlocuteur>, l’expression de mes salutations distinguées.
<Signature>
Demande de prise de congés dès l’embauche
<Vos Nom et Prénom> <Nom Entreprise>
<Adresse> <Nom de votre interlocuteur>
<Poste occupé> <Adresse>
Lettre recommandée avec AR
A <lieu>, le <date>
<Nom ou qualité de votre interlocuteur>,
Je travaille dans votre société depuis le <date> en qualité de <qualification>.
A ce jour, j’ai acquis <nombre de jours de congés acquis à raison de 2.5 jours par mois travaillé> jours de congés payés.
Je souhaiterais bénéficier de congés payés du <date de début et de fin> inclus.
L’article L.3141-12 du code du travail prévoit que je peux prendre mes congés dès l’embauche.
Dans l’attente d’une réponse positive, je vous prie d’agréer, <nom ou qualité de votre interlocuteur>, l’expression de mes salutations distinguées.
<Signature >
Gardez une copie de tous les courriers que vous envoyez à votre employeur.
Ils pourront vous servir si vous saisissez le Conseil de Prud’hommes.